SGH: Elektronisch Rechnungen extern verarbeiten

Berlin (19.11.2010). – Jährlich werden in Deutschland acht Milliarden Rechnungen verschickt. Bis Donnerstag findet die Shared Services Woche im Berliner Hotel Meliá am Bahnhof Friedrichstraße statt. 30 wichtige Unternehmen nehmen teil. Darunter befinden sich Größen wie Daimler, Siemens und die Hildesheimer Firma sgh.

Hochwertiger Prozess

„Der Umgang mit Rechnungen ist ein hochwertiger Prozess“, sagte Gerrit Hoppen. Er ist bei SGH alleiniger Vorstand. 90 Prozent der Rechnungen werden heute auf Papier gedruckt. Das Potenzial auf diesem Markt ist deshalb gewaltig groß.

sgh hat sich seit 1990 auf die automatische Rechnungsverarbeitung spezialisiert. Es gehe nicht nur darum, eingehende Rechnungen extern scannen zu lassen. Von SGH zum Beispiel erwarte man zudem die manuelle Dateneingabe.

Expertise auch beim Datenschutz

Firmen brauchten gutes Know-how für die schnelle Umsetzung der digitalen Prozesse.

Die mittlerweile hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen seien überdies nicht zu unterschätzen. „Normierte Abläufe für alle Unternehmen sind schwer realisierbar“, sagte Gerrit Hoppen.

Elektronische Signatur

Indessen muss heute jede elektronisch versandte Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Mit ihr soll verhindert werden, dass der Umsatzsteuerbetrug mit gefälschten Rechnungen erleichtert wird

Doch ist es nach Expertenmeinung vor allem in kleineren Firmen üblich, Rechnungen für die elektronische Übermittlung zu scannen oder per Telefax zu verschicken.

Kontrollen der Finanzbehörden machen deshalb die Archivierung der Originale notwendig. Die entfällt mit der digitalen Signatur. Konflikte wegen formaler Fehler bei der Rechnungsverarbeitung werden ausgeschlossen.

Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung zu Fremdfirmen ausgliedern, sparten nicht nur Geld und Zeit, sondern auch Platz.

Unternehmen erfassen

Dienstleister wie SGH werben für sich: Bevor Lösungen zu Einsparungen führen, müssten Rechnungsverarbeiter zu Unternehmensberatern werden, die auf wirtschaftliche und rechtliche Risiken hinwiesen. Ohne die eigene Transparenz der Arbeitsweise könnten Dienstleister nicht erfolgreich um Auftraggeber werben.

Vertrauen sei das Schlüsselwort, erklärte Gerrit Hoppen in Berlin.

Outsourcing

Das Outsourcing gewähre Außenstehenden tiefe Einblicke in das Rechnungswesen der Unternehmen: „Ohne unbedingte Zuverlässigkeit können Dienstleister der automatisierten Rechnungsverarbeitung nicht überleben.“ SGH beschäftigt mittlerweile 200 Mitarbeiter in Deutschland und 40 im Ausland, um als führender Anbieter in und aus Deutschland weiter expandieren zu können.

SGH orientiert sich an den hohen europäischen Standards und verbindet sie mit nationalen Notwendigkeiten.

Taggleich

Die Bearbeitung ausgehender Rechnungen sei längst nicht so komplex wie die eingehender Rechnungen. Der Zeitraum für die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen liege nach Angaben von Gerrit Hoppen bei einer Stunde bis zu einem Arbeitstag.

Firmen, die ihre Abläufe durch Outsourcing optimiert hätten, würden deutlich öfter die Skonti bei schneller Bezahlung in Anspruch nehmen.

Gewinn, nicht Verlust

Hoppen wehrte sich gegen die Kritik, wonach das Outsourcing dieser Aufgabe den Mitarbeitern von Firmen schade. Oft nähmen Firmen viele kleine Schritte auf sich, zumal sie mit sensiblen Daten ihrer Kunden arbeiteten.

Zu den Wegen einer Rechnung gehöre der Eingang in der Poststelle, die Weiterleitung zur Digitalisierung, die Bearbeitung von Rechnungen. Ihm seien Entlassungen nicht bekannt. Wer bisher mit der Datenerfassung beschäftigt war, verstärke Teams, die Rechnungen bearbeiteten.

Kaufmännische Bereiche rationalisieren

Indessen beklagen Unternehmensberater seit Jahren, dass die Rationalisierung vor allem Produktionsbereiche, seltener kaufmännischen Bereichen gegolten hätten. Kritik wurde auch von der Wissenschaft dadurch erklärt, dass kaufmännische Bereiche in den Organigrammen regelmäßig den Vorständen der Unternehmen stärker als andere Bereiche zugeordnet seien.

Hingegen wies Hoppen auf das Einsparpotenzial beim Austausch elektronischer Rechnungen hin. Rechnungsempfänger und -versender sparten bis zu 70 Prozent der bisherigen Kosten. Der E-Invoice-Service wird unabhängig von der vorhandenen IT-Umgebung ausgetauscht.

Die Shared Services Woche 2010 endet am Donnerstag mit Workshops. Neben dem Wissenstransfer repräsentieren externe Dienstleister ihre Unternehmen in Konferenzräumen und an Messeständen.

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19.11.2010